Inbox Zero


E-post er noe de fleste har et negativt forhold til. De får mye e-post og mange av e-postene føles ikke relevant for dem, og så hoper det seg opp med meldinger og e-postleseren er ute av kontroll. Dette var også mitt problem. Det tok veldig mye av min tid og holde kontroll på e-posten og ikke sjelden gikk jeg glipp av noe, eller jeg brukte masse tid på og finne frem til eposten igjen. Jeg hadde et sinnrikt kartoteksystem på min jobbe-epost og brukte masse tid på og holde kontroll. Likevel var det ikke lett og finne frem til den e-posten jeg var på jakt etter.

En annen ting er dette med at e-poster plinger inn i tide og utide og lager en del støy i arbeidsdagen. Det er lett og bare sjekke e-posten og da mister i alle fall jeg lett tråden i det jeg holder på med.

For omtrent et år siden bestemte jeg meg for at jeg skulle ha tom innboks minst en gang i døgnet. Dette var en voldsom jobb i begynnelsen, da jeg antagelig hadde flere hundre eposter i min innboks.

Da endelig den jobben var gjort, så gjaldt det og holde målet om at posten skulle være tom minst en gang pr dag. For og få til dette brukte jeg David Allens Getting Things done metode . Jeg puttet e-posten min inn i følgende grupper:

  1. E-poster som er søppel, slettes med en gang.
  2. E-poster som kan ordnes med i løpet av kort tid (f.eks innen tre minutter) tas med en gang.
  3. E-poster som kan være av viktighet fremover, arkiveres (men bør kunne finnes frem ved behov)
  4. Oppgaver som tar lenger tid legges inn i en taskmanager, og reageres på etter nærmere planlegging

I teorien virker dette som en lettvint og god metode for å få kontroll på e-post, men jeg kan love deg at det er noen skjær i sjøen her.

Jeg har vanligvis brukt morgenen til å IZ og det fungerer bra. Jeg bruker sjelden mer enn en time på denne oppgaven og da er jeg egentlig ferdig med e-postene for denne arbeidsdagen, selv om jeg gjerne kjører en runde til på kveldingen.

Hvilke apper bruker jeg til denne jobben?

E-postleser: Jeg bruker for tiden e-postleseren Spark. Det er en leser som virker på Mac og IOS. Det er en avansert leser, men samtidig enkel i bruk. Den samarbeider bra med flere andre apper, deriblant Evernote og Things som er de to andre appene jeg bruker til dette. Airmail og Apple mail er mine andre alternativer.

Things: Jeg har brukt et lass med Taskmanagere, men tror jeg har endt opp med Things. Den er enkel og initutiv, samtidig som den ser pen ut. Oppgaver som skal gjøres senere blir lagt direkte inn i Things med en link til Spark, dermed åpner jeg e-posten direkte og kan jobbe direkte med den. Da legger jeg e-posten i arkivet, så den ikke forstyrrer før jeg skal bruke den. Jeg kan også velge og overføre e-posten direkte til Things i de tilfeller hvor det er hensiktsmessig. (f.eks. når noe skal leses, men ikke svares på)

Arkivet i E-postleseren bruker jeg nå bare til den er lest og arbeidet ferdig med. Etter det slettes den eller arkiveres i Evernote. Arkiveres den så tagges den med «hvem», «hva», «hvor» og eventuelt «hvorfor». Da vil den være lett og finne frem igjen.

Evernote: Er en app som navnet sier består av notater. I dette notatet kan det skrives, legges dokumenter av hvilken som helst type. Evernote har en ekstremt bra søkemotor som søker i alle dokumenter, bilder og tekst. I tillegg så kan man kategorisere i notatbøker og/eller med tagger. I denne sammenhengen så vil alle e-poster som blir lagret være meget enkle og finne frem igjen.https://sparkmailapp.com/

© Kjell Anker Worren 2018